Об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений) в Управлении
В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения документов (поручений) вышестоящих органов и Управления, рассмотрения писем предприятий и организаций, а также предложений, заявлений и жалоб граждан приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации и осуществлении контроля за исполнением документов в Центральном таможенном управлении (далее - Положение).
2. Заместителям начальника Управления, начальникам служб, отделов и отделений принять Положение к руководству и исполнению.
3. Начальникам таможен в месячный срок разработать и утвердить положение об организации и осуществлении контроля за исполнением документов в подчиненной таможне, если аналогичное положение (инструкция) не было разработано ранее.
4. Признать утратившим силу приказ Московского таможенного управления от 16.10.95 N 250 "Об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений) в Управлении".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник Управления
генерал - лейтенант таможенной службы
А.Е. Жерихов
Приложение
к приказу ЦТУ
от 7 августа 2002 г. N 458
Положение
об организации и осуществлении контроля за исполнением
документов в Центральном таможенном управлении
1. Общие положения
1.1. Целью контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства Центрального таможенного управления (далее - Управление), внутренних распорядительных документах Управления.
1.2. Контролю подлежат все документы, поступившие в Управление и требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях руководства Управления и организационно - распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности Управления.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:
1.3.1. Отдел документационного обеспечения - наиболее важных документов вышестоящих организаций, писем организаций и таможен, обращений граждан, поручений, содержащихся в резолюциях руководства Управления, приказов и распоряжений Управления.
1.3.2. Организационно - инспекторская служба - поручений, содержащихся в решениях коллегий, протоколах оперативных совещаний, планах работы (мероприятий) вышестоящих организаций и Управления.
1.3.3. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях - документов с поручениями руководителей структурных подразделений.
2. Организация контроля в отделе документационного
обеспечения и организационно - инспекторской службе
2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения и организационно - инспекторской службе осуществляется с применением электронных средств и контрольных карточек.
2.2. При постановке документов на контроль отделом документационного обеспечения и организационно - инспекторской службой в правом верхнем углу документа проставляется:
- на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного обеспечения и организационно - инспекторской службе - штамп "Контроль";
- на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".
2.3. Отдел документационного обеспечения и организационно - инспекторская служба осуществляют:
2.3.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (информирование руководителей структурных подразделений и непосредственных исполнителей о приближающихся сроках исполнения), ежедекадного направления в структурные подразделения сводок неисполненных контрольных документов, а также других форм и методов контроля.
2.3.2. Проверку соответствия содержания материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.
2.3.3. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление информационных сводок о состоянии исполнительской дисциплины в Управлении в целом и каждом структурном подразделении и представление их начальнику Управления.
3. Организация контроля в остальных структурных
подразделениях Управления
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость сотрудников структурного подразделения. Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении обеспечивает:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения, доведение до непосредственного исполнителя в течение одного дня со дня поступления документа в подразделение или на следующий день.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела документационного обеспечения или организационно - инспекторской службы (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) о ходе выполнения документов (поручений), изменении сроков их исполнения.
3.2.3. Своевременное представление в отдел документационного обеспечения или организационно - инспекторскую службу сведений об исполнении документов для снятиях их с контроля.
3.3. Контроль исполнения писем и телетайпограмм, исходящих из Управления, осуществляют исполнители этих документов и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Управления.
4. Технология осуществления контроля
исполнения документов
4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах и резолюциях руководства Управления, или сроками, установленными законодательством.
4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) внутреннего документа или даты поступления в Управление входящего документа в соответствии со сроками исполнения документов (поручений) согласно приложению.
4.3. В случае когда в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение поручения, если не оговорено иное.
4.4. Не допускается передача контролируемых документов из одного подразделения в другое без согласования с отделом документационного обеспечения или организационно - инспекторской службой (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).
4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе документационного обеспечения и организационно - инспекторской службе, передаются в структурные подразделения с отметкой на документе о контроле и указанием срока исполнения.
4.6. Ответственные за контроль на основе полученных документов формируют контрольную картотеку по срокам исполнения.
4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 2 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока исполнения, представив соответствующее обоснование.
Изменение срока исполнения, установленного вышестоящей организацией, должно быть согласовано с этой организацией.
Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения или организационно - инспекторскую службу (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).
4.8. Отдел документационного обеспечения, организационно - инспекторская служба и ответственные за контроль в структурных подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в этот или два последующих дня. Полученные данные фиксируются в контрольно - регистрационной карточке и при необходимости доводятся до сведения руководства структурного подразделения или Управления.
4.9. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).
5. Снятие документов с контроля
5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство Управления или по его поручению отдел документационного обеспечения и организационно - инспекторская служба. На документах, снятых с контроля, проставляется штамп "Снят с контроля".
5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля только после выполнения его в полном объеме и уведомления об этом при необходимости заинтересованных организаций или лиц.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может являться основанием для признания документа (поручения) исполненным и снятия его с контроля.
Документы, представленные на подпись руководству Управления и возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в срок.
5.3. Для снятия с контроля исполненные документы (поручения) представляют в отдел документационного обеспечения или организационно - инспекторскую службу (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) вместе с копией ответа или другими материалами, свидетельствующими об исполнении (справки, докладные записки и др.).
О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов Управления структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя Управления, на которого возложен контроль за исполнением указанных документов. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.
После получения резолюции руководства Управления докладная записка передается в отдел документационного обеспечения или организационно - инспекторскую службу (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.
5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.
5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится руководителями служб Управления.
Ответственные за делопроизводство в службах ежемесячно представляют в отдел документационного обеспечения и организационно - инспекторскую службу (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) информацию об исполнении документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении".
Приложение
к Положению
СРОКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ
----T------------------------------------------T-------------------- іN іНаименование документов (поручений) іСроки исполнения і іп/пі і і +---+------------------------------------------+--------------------+ і 1 і 2 і 3 і +---+------------------------------------------+--------------------+ і1. іДокументы без указания конкретной даты і3 дня і і іисполнения, имеющие в тексте (резолюции) і і і іпометку "Срочно" і і +---+------------------------------------------+--------------------+ і2. іПарламентские запросы; запросы, письма іНе позднее 15 дней і і івыборных органов местного самоуправления ісо дня получения і +---+------------------------------------------+--------------------+ і3. іЗапросы членов Совета Федерации, іНе позднее 30 дней і і ідепутатов Государственной Думы, депутатов ісо дня получения і і івыборных органов местного самоуправления і і і і(депутатский запрос) і і +---+------------------------------------------+--------------------+ і4. іПисьма - поручения и письма - запросы ГТК іК указанному в них і і іРоссии и других таможенных органов ісроку или в течение і і і і10 дней і +---+------------------------------------------+--------------------+ і5. іПротест прокурора і10 дней і і іПредставление прокурора і1 месяц і і іЧастное определение суда ідо 1 месяца і +---+------------------------------------------+--------------------+ і6. іПисьма учреждений, организаций и і і і іпредприятий с резолюцией руководства і і і іУправления: і і і і- не требующие дополнительной проработки сі10 дней і і іучастием других таможенных органов и т.п. і і і і- требующие дополнительной проработки с іДо 1 месяца і і іучастием других таможенных органов и т.п. і і +---+------------------------------------------+--------------------+ і7. іОбращения граждан: і і і і- не требующие дополнительного изучения и іБезотлагательно, но і і іпроверки іне позднее 15 дней і і і- требующие дополнительного изучения и іДо 1 месяца і і іпроверки і і +---+------------------------------------------+--------------------+ і8. іЗаявления, жалобы военнослужащих и членов і і і іих семей: і і і і- не требующие дополнительного изучения и іБезотлагательно, но і і іпроверки іне позднее 7 дней і і і- требующие дополнительного изучения и іМожет быть продлено і і іпроверки іруководством і і і іУправления, но не і і і іболее чем на 15 днейі +---+------------------------------------------+--------------------+ і9. іТелетайпограммы, телеграммы, факсограммы, і і і ітелефонограммы: і і і і- с пометкой "Срочно" іВ день поступления і і і- остальные іДо 5 дней і +---+------------------------------------------+--------------------+ і10.іСообщения, опубликованные в средствах іНе позднее 2 недель і і імассовой информации, теле- и і і і ірадиопередачах і і +---+------------------------------------------+--------------------+ і11.іВнутренние документы Управления (приказы, і1 месяц, если срок і і іраспоряжения, решения коллегии, протоколы іне определен і і ісовещаний и др.) і і +---+------------------------------------------+--------------------+ і12.іЗапросы таможенных служб иностранных і і і ігосударств по правоохранительной і і і ідеятельности: і і і і- на русском языке і1 месяц і і і- на иностранном языке і2 месяца і L---+------------------------------------------+---------------------