Кладовщик центральная фигура на складе
Независимо от предназначения склада и его места в логистической цепи ключевой фигурой, отвечающей за находящиеся на складе материальные ценности, был, есть и будет кладовщик. Именно он является тем звеном, которое физически соединяет воедино поставщика и склад, сырье, комплектующие, полуфабрикат и производство, склад и клиента
Несмотря на все разнообразие складов, должностные инструкции работающих на них кладовщиков похожи если не как близнецы, то уж точно как родные братья. Попытаемся, с одной стороны, упорядочить требования к должностной инструкции кладовщика, а с другой обратить внимание на различия в работе в зависимости от вида склада, хранимого на складе товара, способа хранения, зоны ответственности кладовщика. В качестве примера взята должностная инструкция кладовщика склада готовой продукции крупного предприятия.
УСЛОВИЯ РАБОТЫ
Территориально склад расположен отдельно от производства, зона приемки и зона отгрузки разнесены во времени: приемка продукции на склад во вторую смену, отпуск товара со склада в первую. Продукция поступает на склад на европоддонах только со стандартным конкретным количеством каждого артикула на поддоне. На территории комплекса отдельно выделен склад упаковки, где происходит комплектование мелких партий товара, в то время как отгрузка с основного склада ведется крупными партиями от 3 до 68 т в одном заказе. В 95% случаях на одном поддоне одинаковый товар, в 5% случаев смешанный. Иногда отгрузка со склада упаковки происходит напрямую клиенту. Схема работы склада отражена на рисунке.
СХЕМА РАБОТЫ СКЛАДА
НАЗНАЧЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании ее с работником составляется трудовой контракт. Должностная инструкция необходима и в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.
Предназначение должностной инструкции ответить на вопрос кладовщика Что делать? перед началом работ и на вопрос Кто виноват? в случае, когда работа не сделана или сделана не так. Инструкция должна содержать простые, понятные каждому формулировки, не допускающие разных толкований. Назначение инструкции объяснить подчиненному, что от него требуется. Таким образом, наличие должностной инструкции избавляет руководителя от необходимости каждый раз указывать подчиненному на его обязанности.
РАБОТАЕМ ПО ИНСТРУКЦИИ
Наверное любой кладовщик скажет, что главное в его работе это контроль и пересчет принимаемого на склад товара или та же процедура при отпуске товара со склада. Немного подумав, кладовщики добавят, что контроль или выписка сопроводительных документов тоже составляют немалую долю их обязанностей. Особенно те из них, кто регулярно занимается выпиской накладных на внутреннее перемещение товаров. Например, из зоны приемки в зону хранения или с центрального склада, не имеющего железнодорожных подъездных путей, на склад с собственными железнодорожными путями, выступающий, условно говоря, в роли зоны отгрузки при отправке грузов вагонами. В качестве подтверждения этого можно привести простой пример.
При выписке документов по передаче товара с центрального склада на собственный склад, расположенный на железной дороге, кладовщики предприятия, приведенного в качестве примера, должны: 1) разделить заказ весом 64 68 т, соответствующий грузоподъемности вагона, по машинам, осуществляющим перевозку на ж/д склад с учетом грузоподъемности и количества мест на каждой машине; 2) выписать на каждую машину накладную внутреннего перемещения; 3) на основании накладной перемещения сделать талон на погрузку для водителя соответствующего погрузчика; 4) выписать товарно-транспортную накладную на каждый автомобиль. Итого, примерно 35 комплектов документов в смену только для отгрузки на свой же железнодорожный склад. Плюс от 10 до 40 машин на внешнюю отгрузку. Хорошо, что расходные накладные выписывают менеджеры отдела сбыта остаются только ТТН и талоны на погрузку. А еще нужно проверить каждую машину.
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ
1. Сформулированные обязанности должны быть четки и недвусмысленны, поставленные задачи должны быть выполнимы, функции кладовщика не должны дублироваться и пересекаться с функциями других работников склада.
2. На границах обязанностей работников склада не должно быть провалов, неохваченных работ и мер ответственности.
3. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от кладовщика в любой ситуации. На каждой ее развилке должно быть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, доложить руководству.
4. Желательно, чтобы должностная инструкция описывала основные действия в нештатных ситуациях, поскольку именно в этих случаях кладовщик не должен раздумывать что делать, а просто действовать в соответствии с инструкцией.
5. Должностная инструкция разрабатывается непосредственным начальником кладовщика (начальником склада, начальником подразделения склада), проверяется кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия.
6. Все существенные изменения в должностную инструкцию должны вноситься на основании приказа директора предприятия.
Понятно, что процесс выписки происходит не от руки, а на компьютере в специализированной складской программе, что накладные на каждую машину формируются из заказа и не надо механически набивать или выбирать каждую позицию, что талон на погрузку и ТТН тоже формируются автоматически, но ведь на все это нужно еще время. Вот и получается, что кладовщик должен: 1) быть достаточно опытным пользователем компьютерной складской программы (а в должностной инструкции написано своевременно делать электронные проводки при приемке готовой продукции, своевременно оформлять электронные документы и документы на бумажных носителях при отгрузке продукции ); 2) иметь логический склад ума; 3) быть внимательным и аккуратным; 4) быть расторопным (в инструкции написано несет ответственность за свои неграмотные действия, приведшие к простою транспорта или срыву приемки/отгрузки продукции ); 5) в нашем случае он должен быть еще и организатором, руководящим действиями водителей погрузчиков (что полностью соответствует пункту должностной инструкции). В результате на такие операции, как контроль за состоянием хранимого на складе товара, контроль завоза полных поддонов с продукцией на склад упаковки и вывоза скомплектованных по заказам поддонов со склада упаковки в зону отгрузки склада, наконец, на наведение порядка времени остается совсем мало.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КЛАДОВЩИКА
1. Общие положения
1.1. Выполнение данной инструкции обязательно для кладовщиков склада готовой продукции.
1.2. К работе в качестве кладовщика допускаются лица с образованием не ниже среднего, не моложе 18 лет, прошедшие медицинское освидетельствование, вводный и первичный инструктаж, инструктаж на рабочем месте, инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности, ознакомившиеся с настоящей инструкцией.
1.3. Кладовщик является материально ответственным лицом, с которым заключается договор полной материальной ответственности.
1.4. Кладовщик подчиняется непосредственно начальнику склада готовой продукции, а в его отсутствие является старшим на складе готовой продукции, в оперативном подчинении у которого находятся грузчики и водители погрузчиков.
1.5. Назначение, освобождение работника от занимаемой должности производится приказом генеральной дирекции.
1.6. Кладовщик должен знать:
правила и порядок хранения товарно-материальных ценностей, находящихся на складе;
виды, размеры, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;
порядок проведения погрузочно-разгрузочных работ;
основы трудового законодательства.
1.7. В своей работе кладовщик руководствуется:
должностной инструкцией;
положением о документообороте и товарообороте на складе;
инструкцией по охране труда и технике безопасности;
инструкцией по пожарной безопасности;
положением о проведении инвентаризации.
2. Обязанности
Кладовщик склада готовой продукции обязан:
2.1. Вести учет принимаемой и отпускаемой продукции в соответствии с сопроводительной документацией.
2.2. Лично проверять соответствие артикула, сорта, количества принимаемой и отпускаемой продукции документам; в случае несоответствия действовать согласно положению о документообороте и товарообороте на складе.
2.3. Не принимать на склад плохо упакованные поддоны и поддоны, имеющие повреждения.
2.4. Своевременно делать электронные проводки при приемке готовой продукции.
2.5. Своевременно оформлять электронные документы и документы на бумажных носителях при отгрузке продукции.
2.6. Руководить погрузкой или разгрузкой машин, поданных на территорию склада готовой продукции, не допуская их простоя; в случаях одновременной приемки и отгрузки приоритет отдавать отгрузке.
2.7. Контролировать крепление груза при его отправке.
2.8. Правильно и своевременно выполнять требования начальника склада или начальника отдела.
2.9. Руководить действиями грузчиков, водителей погрузчиков.
2.10. Участвовать в проведении инвентаризаций, при этом руководствоваться положением о проведении инвентаризации.
2.11. Информировать начальника склада, а в его отсутствие начальника отдела отгрузок обо всех происшествиях и дисциплинарных нарушениях.
2.12. По указанию начальника склада организовывать завоз упаковочных материалов (коробок, поддонов, прокладок, пленки полиэтиленовой, пленки полипропиленовой, ленты полипропиленовой) на склад упаковочных материалов, завоз полных поддонов с продукцией на склад упаковки и вывоз скомплектованных по заказам поддонов со склада упаковки на участок отгрузки.
2.13. Вести в электронной форме учет неполных поддонов при их приходе и расходе.
2.14. Вести учет упаковочных материалов.
2.15. В случае повреждения поддонов с продукцией грузчиками, водителями погрузчиков или по другим причинам информировать об этом начальника склада.
2.16. Опечатывать установленные ворота, двери, калитки после их закрытия при передаче склада под охрану.
2.17. Поддерживать и наводить чистоту и порядок на территории складов.
2.18. Знать и соблюдать правила внутреннего распорядка.
2.19. В случае болезни заблаговременно предупреждать начальника склада для организации подмены.
2.20. Своевременно проходить медицинский осмотр согласно графику предприятия.
2.21. Знать и выполнять положение о документообороте и товарообороте на складе.
2.22. Соблюдать инструкцию по охране труда и технике безопасности, следить за ее выполнением подчиненными.
2.23. Знать инструкцию по пожарной безопасности.
2.24. Уметь пользоваться средствами пожаротушения.
3. Права
Кладовщик имеет право:
3.1. На условия труда, отвечающие требованиям техники безопасности, промсанитарии, коллективного договора, договора полной материальной ответственности.
3.2. На бесплатное обеспечение спецодеждой, спецобувью и другими защитными средствами согласно нормам, разработанным на предприятии.
3.3. На обеспечение технической документацией, оргтехникой, необходимыми расходными материалами и инструментом.
4. Ответственность
Кладовщик несет ответственность:
4.1. За необеспечение сохранности материальных ценностей, находящихся в его распоряжении в процессе работы.
4.2. За свои неграмотные действия, приведшие к простою транспорта или срыву приемки/отгрузки продукции.
4.3. За невыполнение распоряжений и приказов администрации.
4.4. За невыполнение работ по заданию начальника склада, в том числе устному.
4.5. За несвоевременное сообщение о возникающих происшествиях, дисциплинарных нарушениях.
4.6. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, в том числе за неявку на работу без уважительных причин (оправдательными документами для отсутствия на рабочем месте являются больничный лист, повестка в военкомат или органы юстиции с отметкой о времени нахождения там).
4.7. За нарушение инструкций по охране труда и технике безопасности.
4.8. За нарушение правил пожарной безопасности.
Но, с другой стороны, от кладовщика не требуют невыполнимого Отгрузка любой ценой! , поскольку нормативы времени на погрузку расписаны. Когда происходят поломки погрузчика, не он вызывает ремонтную бригаду (заказами машин занимается другой сотрудник). Заболел водитель погрузчика в его смене начальник склада предоставит замену. Не сходится сорт или артикул на поддоне и в накладной при приемке продукции с завода? В соответствии с положением о документообороте и товарообороте приемосдатчики завода выписывают новую накладную перемещения с завода на склад, составляя служебную записку в бухгалтерию на аннулирование в складской программе ошибочной накладной с объяснением причины ошибки. Машина на склад не допускается до прибытия новой, которая привезет исправленную накладную и приемосдатчика для проверки пересорта или ошибки. Бумажная форма аннулированной накладной также передается в бухгалтерию. Иными словами, знание четко составленной должностной инструкции вкупе с другими документами, регламентирующими действия кладовщика, позволяет ему работать от начала до конца рабочей смены с наименьшими издержками как для производственного процесса склада, так и для его нервной системы.
КАКОЙ ИНСТРУКЦИЯ БЫТЬ НЕ ДОЛЖНА
Принципиально важно, чтобы функции кладовщика не пересекались с функциями других работников склада и одновременно чтобы между его обязанностями и обязанностями других работников склада не возникало черных дыр . Вот почему должностную инструкцию должен писать непосредственный начальник, а не работник отдела кадров. И тогда не будут появляться в интернете образцы должностных инструкций кладовщика, в которых кладовщик:
2.1. Осуществляет руководство работами по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей...
2.5. Организует проведение отпуска, приема товарно-материальных ценностей, погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам оборотной тары...
2.8. Организует работу по повышению квалификации рабочих и проводит воспитательную работу в коллективе .
ТАЛОН НА ПОГРУЗКУ
Талон на погрузку это своего рода отборочный лист, который является внутренним документом склада и служит для контроля действий водителя погрузчика при проверке кладовщиком правильности загрузки машины, а также для учета производительности водителей погрузчиков.
Надо признать, что здесь одновременно частично указаны и функции заведующего складом из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих , и функции кладовщика 2-го разряда из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий. Но и это было бы не самое страшное (поскольку функции и полномочия могут быть достаточно широкими), если бы функции в этой инструкции были четко прописаны. Но в том-то и дело, что нигде дальше в тексте инструкции, выдержка из которой приведена, не фигурирует ни кладовщик 1-го разряда в качестве подчиненного (напомним, он может в соответствии с ЕТКС осуществлять прием на склад, ... выдачу со склада ), ни младший кладовщик.
ВНИМАНИЕ НА НЮАНСЫ
В зависимости от вида склада, хранимого на складе товара, способа хранения в должностных инструкциях кладовщиков обратите внимание на:
1) наличие удостоверения об аттестации по техническим условиям размещения и крепления грузов на открытом подвижном составе, в вагонах и контейнерах (согласно ГОСТ 22235 76), соответствующего типу загружаемых вагонов (контейнеров) и характеристикам груза (в удостоверении вписываются номера соответствующих граф); знание основных положений устава железных дорог, схем крепления грузов в вагоне, порядка заполнения железнодорожных накладных для склада, отгрузка с которого производится по железной дороге;
2) знание правил взвешивания и упаковки товаров, инструкции по эксплуатации весов; как правило, знание норм (или участие в разработке норм) естественной убыли для склада с весовым товаром;
3) соответствие закону, по которому в качестве подчиненных кладовщика должен быть записан хотя бы один стропальщик и крановщик. В идеале в общих положениях инструкции должен быть выделен пункт о наличии удостоверения ответственного за безопасное производство работ по перемещению грузов кранами. Если нет, то это же должно быть записано в должностной инструкции его непосредственного начальника для склада материалов, погрузка и разгрузка которых осуществляется с помощью крана;
4) обязательное наличие ссылки на инструкцию по адресному хранению для склада с адресной системой хранения.
УЧИТЫВАЕМ СПЕЦИФИКУ
Вышеприведенная должностная инструкция написана для конкретного склада с учетом других складских инструкций и нормативных документов. При составлении инструкции принимались во внимание функциональные обязанности других работников склада. При написании должностных инструкций кладовщиков нельзя забывать о конкретных особенностях склада, роли и положении, которое на предприятии занимают эти сотрудники, пределах их компетенции в принятии решений, взаимосвязях с обязанностями и должностными инструкциями других работников склада.
Складские технологии 3 май 2006