Оценка работы складского комплекса по ключевым показателям эффективности
Для эффективной работы склада в соответствии с тактическими и стратегическими задачами предприятия необходимы определенные стандарты. Рассмотрим подходы к формированию KPI операционной деятельности складского комплекса.
Управление по целям (или управление по отклонениям от целей) в практике российских компаний становится стандартным инструментом реализации стратегических планов через организацию эффективной оперативной работы, гарантированно приводящей к достижению плановых показателей. Другими словами, каждой бизнес-системе, бизнес-процессу, бизнес-функции устанавливаются целевые контрольные показатели – стандарты, отклонение от которых недопустимо. Если такое отклонение возникает, то в системе должно генерироваться управляющее воздействие, приводящее бизнес-процессы к установленным стандартам функционирования. Стандарты или цели управления в условиях современного бизнеса устанавливаются с применением методологии формирования системы сбалансированных показателей (BSC), а значения фактических отклонений от сбалансированных показателей и являются объективными индикаторами состояния системы (KPI).
Стратегические и нормативные KPI
KPI могут иметь стратегический или нормативный характер. К стратегическим KPI следует относить такие показатели, достижение которых позволяет компании получить важные стратегические преимущества. На уровне складской системы к стратегическим KPI можно отнести следующие:
количество складов в системе (в условиях развития складской сети);
емкость хранения (в товарных и/или денежных единицах);
пропускная способность склада (в товарных и/или денежных единицах);
себестоимость хранения и складской обработки;
надежность функционирования.
На практике стратегические KPI чаще всего носят граничный характер, то есть это предельные, целевые показатели, к которым неуклонно должна стремиться складская система, чтобы обеспечить значимые для компании стратегические преимущества.
Нормативные KPI – это ключевые показатели деятельности, которые должны в неизменном состоянии поддерживаться в системе, играя роль контрольного норматива. В разрезе деятельности склада нормативными KPI будут такие показатели, как:
нормы выполнения технологических операций (например, временной норматив погрузки/разгрузки транспортного средства);
показатели качества выполняемых операций (например, коммиссионирования);
норматив по утратам товаров/грузов по вине склада (хищения, неаккуратное обращение, ошибки персонала, повлекшие материальный ущерб, и т. д.).
Стратегический KPI по факту его достижения может быть переведен в категорию статических, нормативных, а нормативный KPI может стать стратегическим, например, при необходимости повышения пропускной способности складского комплекса (нормы операций могут ужесточаться в отношении временных интервалов выполнения или вовлеченного персонала).
Выбор системы KPI должен соответствовать фактическому состоянию технологической архитектуры складского комплекса и одновременно задавать вектор ее развития или качественного изменения.
Тщательный анализ проблем управления сложными складскими системами показывает необходимость введения в практику комплексных KPI для обеспечения сбалансированного управления. Рассмотрим простой пример, демонстрирующий преимущества комплексных KPI, которые позволяют организовывать “самонастраивающиеся” складские системы.
Пусть на складе используется нормативный KPI по выполнению заявок на отгрузку товара в виде отношения выполненных заявок к количеству поступивших заявок. В нашем примере на склад поступило 10 заявок, а выполнено по факту 9. Тогда KPI равен 0,90. Возможно это неплохой результат с позиций управления по заявкам, но нам необходимо учитывать, что компания, которую обслуживает наш склад, получает прибыль от продажи продукции и для руководства фирмы важны объемы продаж в денежном выражении. Рассмотрим стоимость наших заказов (таблица 1 “Зависимость стоимости от номера заявки”).
Зависимость стоимости от номера заявки
Если теперь ввести в систему KPI по отгрузке в денежных единицах, то в зависимости от того, какой заказ не был отгружен, мы получим следующие значения KPI для случаев:
не отгружен заказ № 1 стоимостью 100 единиц, KPI = 9/109 или KPI = = 0,082 (!!!);
не отгружен любой заказ кроме первого, KPI = 108/109 или KPI = = 0,99 (!!!).
Итак, при одном и том же значении KPI “по отгруженным заявкам” в 90% значения KPI “по отгруженным деньгам” могут составлять 8,2% или 99% в зависимости от стоимости обслуженных заказов. Предположим, что компания установила одинаковые стратегические приоритеты между объемами продаж и количеством клиентов, что в нашим случае может быть выражено комплексным KPIcomplex как среднее арифметическое образующих (базисных) KPI:
(KPIзаявка + KPIденьги).? KPIcomplex = 0,5
Для случая срыва отгрузки первого заказа комплексный KPI равен:
(0,9 + 0,082) = 0,49.? KPIcomplex = 0,5
Для случая отказа в отгрузке любого другого заказа получим:
(0,9 + 0,99) = 0,945.? KPIcomplex = 0,5
Очевидно, что введение в оценку деятельности склада комплексного KPI, учитывающего совместно операционные и финансовые показатели, позволяет мотивировать персонал склада на управление процессом отгрузок склада с учетом стоимости заказа, то есть его ценности для компании или ее клиента – таким образом, система получает элементы самоорганизации в управлении на самом низком уровне.
Примеры комплексных KPI
Развивая идею оценки складских процессов по нескольким параметрам деятельности, приведем примеры комплексных KPI, которые используются в практике нашей компании и могут оказаться полезными при “тонкой” настройке сложных складских комплексов.
1. Коэффициент комплексного клиентского сервиса за период (рассчитывается в денежных, товарных, позиционных единицах).
Применение этого показателя позволяет установить степень соответствия складской логистики требованиям сбытовых подразделений. Комплексность показателя состоит в учете работы склада не только в операционных, но и в денежных единицах, что позволяет учитывать “вес” склада при оценке результатов продаж и перспективном планировании сбыта. Расчет показателей ведется по отклонениям согласно таблице 2.
При использовании показателя комплексного клиентского сервиса можно ориентировать сотрудников склада на выполнение финансовых показателей отгрузки за счет применения весовых коэффициентов при расчете комплексного KPI. В частности, показатели отгрузок в м3, строках, единицах продукции могут иметь меньшие “веса” по отношению к “финансовому” показателю отгрузки.
2. Коэффициент сервиса приема товара за период.
Цель введения данного KPI – установить степень соответствия складской логистики требованиям закупочных подразделений. Расчет показателей ведется по отклонениям согласно таблице 3.
Для “фокусировки” склада на наиболее стратегически важном направлении работ по приемке возможно введение “весовых” коэффициентов, позволяющих усиливать финансовые или операционные показатели приемки товара на склад.
3. Ресурсоемкость операций.
Данный показатель позволяет проводить управление эффективностью складских операций по показателю ресурсозатрат (см. таблицу 4).
Правильное формирование системы KPI для складского комплекса позволяет совмещать процессы управления качеством и стратегическим развитием посредством выбора нормативных и стратегических KPI.
Основные выводы:
KPI складской системы формируются с целью достижения стратегических целей компании;
KPI склада – это проекции стратегических показателей на логистическую (складскую) активность;
комплексные КPI позволяют обеспечить управление и развитие складской системы сразу по нескольким значимым характеристикам.
Успешное внедрение KPI требует:
детальной формализации складских бизнес-процессов;
тщательного нормирования операций;
развитой автоматизированной системы учета и оперативного расчета KPI;
использования KPI для расчета.
ARENDA.8482.RU; 26.08.09